Bilkomsis rehberleri
Şirket içi IT ekibi ile dış kaynak desteği birlikte nasıl çalışır?
Şirket içi IT ekibi işletmenin günlük işlerini ve önceliklerini bilir. Dış sağlayıcı, anlaşılmış alanlarda ek kapasite veya uzmanlık sağlayabilir. Birlikte çalışma düzeninin başarısı, bir olayda kimin harekete geçeceğinin ve hangi kararı kimin vereceğinin açık olmasına bağlıdır.
Görevleri ürün adlarıyla sınırlamayın
“Microsoft 365 dış sağlayıcıda” demek kullanıcı açma, güvenlik politikası değiştirme ve lisans satın alma kararlarının tamamını açıklamaz. Her hizmeti yapılacak işlere ayırın. İşi uygulayan kişiyi, onaylayan kişiyi ve bilgilendirilecek tarafları ayrı kaydedin.
Aşağıdaki tablo bir görev paylaşımı örneğidir; işletmenizin yapısına göre değiştirilmelidir:
| İş | Uygulayan | Onaylayan veya iş sahibi |
|---|---|---|
| Yeni çalışan hesabı | Yetkilendirilmiş destek ekibi | İlgili yönetici ve tanımlı şirket sorumlusu |
| Standart cihaz kurulumu | Kapsama göre iç veya dış ekip | Şirket IT sorumlusu |
| Kritik güvenlik politikası değişikliği | Yetkili teknik ekip | Belirlenmiş değişiklik yetkilisi |
| Uygulama arızası | İlk inceleme ekibi ve gerekirse üretici | Uygulamanın iş sahibi |
| Lisans satın alma | Satın alma sürecindeki yetkili | Bütçe sahibi |
Bir işte birden fazla uygulayıcı bulunabilir; fakat tamamlanmayı takip eden tek bir sorumlu belirlemek, işin ekipler arasında kaybolmasını önler.
Ortak bir destek kaydı üzerinden çalışın
Kullanıcı birden çok kişiye farklı kanallardan ulaşıyorsa aynı sorun için ayrı çalışmalar başlayabilir. Talebin nerede kaydedileceğini, kaydın sahibini ve kullanıcıya kimin bilgi vereceğini belirleyin. Telefonla başlayan acil bir talep de izlenebilir bir kayda dönüştürülsün.
Kayda etkilenen kullanıcı veya sistem, iş etkisi, yapılan işlemler ve sıradaki adım yazılsın. Sağlayıcıdan yanıt bekleniyorsa hangi sorunun iletildiği ve takibin kimde olduğu görülsün. Başka bir ekibe yönlendirmek, talebin çözüldüğü anlamına gelmesin.
Yönetim erişimlerini görevle sınırlandırın
Dış ekibe tanımlanan yetkileri, yürüttüğü işlerle eşleştirin. Kişilere ait hesaplar, uygun kimlik doğrulama ve yönetim işlemlerinin izlenmesi değerlendirilmelidir. NSA ve CISA’nın bulut ortamlarında yönetilen hizmet sağlayıcılarıyla çalışma rehberi, sağlayıcı erişimleri ve paylaşılan sorumlulukların önemini açıklar.
Sağlayıcı personeli değiştiğinde erişimlerin nasıl güncelleneceğini önceden belirleyin. Geçici ihtiyaç için verilen geniş yetkiyi süresiz bırakmayın. Erişim kayıtlarının hangi tarafça inceleneceği de görev dağılımına girsin.
Değişiklikleri aynı takvimde görün
Sunucu güncellemesi, ağ değişikliği veya bulut politikası düzenlemesi için etkilenen sistemleri ve bakım zamanını paylaşın. Değişikliğin beklenen sonucu, kontrol adımı ve sorun halinde izlenecek yol kayıtlı olsun. İş sahibinin yoğun dönem bilgisi teknik plana yansısın.
Örneğin varsayımsal bir işletmede dış ekip ağ cihazını güncellerken iç ekip aynı anda uygulama sunucusunu değiştirmeye hazırlanabilir. Ortak takvim, bir sorun oluştuğunda nedenin ayrıştırılmasını ve gereksiz kesintilerin önlenmesini kolaylaştırır.
Düzenli görüşmeyi açık işlerle yürütün
Toplantıda tekrar eden arızaları, geciken kararları, kapasite ihtiyaçlarını ve belge eksiklerini ele alın. Her kararın sorumlusu ve hedef tarihi olsun. Böylece iş birliği kişisel iletişime bağımlı kalmadan sürdürülebilir.
IT destek ve yönetim hizmetimiz kapsamında mevcut ekibinizle görev paylaşımını birlikte planlayabiliriz.