Bilkomsis rehberleri
Ofis taşınmasında IT hazırlığı: Ağ, cihaz ve çalışma takvimi
Yeni ofiste masaların ve bilgisayarların hazır olması, çalışanların işbaşı yapabileceği anlamına gelmez. İnternet aktivasyonu, ağ bağlantıları, yazıcılar ve iş uygulamalarına erişim aynı takvim içinde planlanmalıdır. IT hazırlığını taşınma günü yapılacak bir kurulum işi olarak bırakmak, beklenmedik bağımlılıkların geç fark edilmesine neden olabilir.
Yeni ofisi yerleşim planıyla inceleyin
Çalışma alanlarını, toplantı odalarını ve ortak cihazları işaretleyin. Her noktanın kablolu bağlantı, kablosuz kapsama ve elektrik ihtiyacını belirleyin. Ağ dolabının yeri, kablo güzergâhları, soğutma ve fiziksel erişim koşulları ilgili teknik ekiplerle değerlendirilmelidir.
İnternet sağlayıcısından yeni adreste sunulabilen hizmeti ve aktivasyon takvimini teyit edin. Eski ofiste kullanılan sabit IP veya bağlantıya bağlı hizmetler varsa bunları ayrı listeleyin. Alternatif bağlantı ihtiyacını, bağlantı kesintisinin işinize etkisine göre değerlendirin.
Cihazları görevleriyle birlikte kaydedin
Envanterde cihaz adı, seri numarası, kullanıcısı, bulunduğu yer ve yeni konumu olsun. Ağ cihazları, yazıcılar, telefon sistemi ve diğer bağlı ekipmanlar da listeye girsin. Kablo ve port etiketlerini okunur biçimde hazırlayın; taşınacak malzemeyi bu listeyle teslim edin.
Teknik ekip mevcut ağ yapılandırmalarını ve gerekli yedekleri kontrollü biçimde hazırlamalıdır. Tek kopyası bir bilgisayarda bulunan iş dosyalarını taşınma öncesinde tespit edin. Yedeğin alınmış olmasıyla kullanılabilirliğinin doğrulanmasını ayrı kontrol adımları olarak kaydedin.
Takvimi bağımlılıklara göre kurun
| Aşama | Tamamlanmadan sonraki aşamaya geçilmemesi gereken iş |
|---|---|
| Keşif | Yerleşim, bağlantı ve cihaz ihtiyaçlarının belirlenmesi |
| Altyapı hazırlığı | İnternet takvimi, kablolama ve gerekli fiziksel koşullar |
| Taşıma öncesi kontrol | Envanter, yapılandırma kayıtları ve yedek doğrulaması |
| Kurulum | Ağ cihazları, çalışma noktaları ve ortak ekipman |
| Açılış testi | Kullanıcı erişimi ve kritik iş akışlarının doğrulanması |
Her satıra sorumlu kişi, hedef tarih ve gecikme halinde etkilenecek işi ekleyin. Bina yönetimi, internet sağlayıcısı, nakliye firması ve IT ekibinin aynı takvim üzerinden çalışmasını sağlayın.
Açılışta gerçek bir iş akışını deneyin
Bir kullanıcının internete bağlanması başlangıç kontrolüdür. Ayrıca ortak dosyaya erişmesini, iş uygulamasında oturum açmasını, çıktı almasını ve toplantıya katılmasını deneyin. Uzaktan çalışanların ofisteki kaynaklara erişimi gerekiyorsa bunu da test edin.
Örneğin sipariş işleyen bir işletmede kabul senaryosu, test siparişinin uygulamaya girilmesi ve ilgili belgenin yazdırılması olabilir. Bu örnek işletmenizin gerçek süreçlerine göre değiştirilmelidir.
İlk iş günü için sorunları kaydedecek bir sorumlu belirleyin. Hangi sorunların açılışı engellediğini, hangilerinin daha sonra giderilebileceğini iş birimleriyle birlikte kararlaştırın.
Yeni ofisinizin sunucu ve ağ altyapısı ihtiyaçlarını değerlendirmek için taşınma tarihiniz ve yaklaşık cihaz sayınızla iletişime geçin.