Bilkomsis rehberleri
Teams ve SharePoint dosyalarında sahiplik ve erişim nasıl planlanır?
Ortak dosyaları yeni bir ortama taşımadan önce kimin hangi belgeye neden erişmesi gerektiğini belirleyin. Eski klasör düzenini olduğu gibi kopyalamak, geçmişten kalan gereksiz yetkileri ve belirsiz sorumlulukları da taşıyabilir. Dosya düzeninin iş sahipleriyle birlikte ele alınması, günlük kullanımda karşılaşılacak sorunların erken görülmesini sağlar.
Her çalışma alanına bir iş sahibi atayın
Teknik yönetici sistemin çalışmasından sorumlu olabilir; ancak satış dosyalarına kimlerin erişeceğini satış sürecini bilen bir kişi değerlendirmelidir. Her departman veya proje alanı için içerik sahibi, onun yokluğunda karar verecek kişi ve teknik destek sorumlusu belirleyin.
İçerik sahibinin görevlerini açık yazın: yeni erişim isteklerini değerlendirmek, dış paylaşım ihtiyacını doğrulamak ve proje bittiğinde dosyaların durumuna karar vermek. Çalışan ayrıldığında veya görev değiştirdiğinde sahiplik kaydı da güncellensin.
Dosyaları kullanım amacına göre ayırın
| Dosya grubu | Karar verilmesi gereken konu |
|---|---|
| Departman çalışma belgeleri | Düzenleyen ve yalnızca okuyan gruplar |
| Şirket genelindeki duyurular | Yayınlayan kişiler ve okuma kapsamı |
| Müşteri veya proje dosyaları | İç ekip, dış katılımcılar ve kapanış koşulları |
| Sınırlı erişimli belgeler | Erişim gerekçesi ve ayrı alan ihtiyacı |
| Tamamlanmış işler | Arşiv sorumlusu ve kullanım biçimi |
Her kullanıcıya tek tek yetki vermek yerine görevlerle ilişkili grupları değerlendirin. Çok sayıda dosyada farklı istisnalar gerekiyorsa, alanın sınırlarını yeniden düşünün. Hangi belgenin nerede tutulacağını açıklayan kısa örnekler hazırlayın.
Teams ve SharePoint yetkilerini birlikte ele alın
Teams ile bağlantılı SharePoint alanlarında üyelik ve dosya erişimini birbirinden bağımsız planlamayın. Microsoft, Teams ile kullanılan sitelerde izinlerin Teams üzerinden yönetilmesini önerir. Kanal türleri ve paylaşım seçenekleri erişim kapsamını etkileyebileceği için hedef yapıyı gerçek kullanıcı senaryolarıyla doğrulayın. Ayrıntılar Microsoft’un modern SharePoint paylaşım ve izin rehberinde açıklanır.
Örneğin varsayımsal bir proje ekibinde dış katılımcının yalnızca teslimat belgelerini görmesi istenebilir. Bu ihtiyacı “projeye erişimi var” gibi genel bir ifadeyle bırakmayın. Hangi dosyayı okuyacağı, düzenleyip düzenleyemeyeceği ve erişimin ne zaman gözden geçirileceği belli olsun.
Dış paylaşımı iş ihtiyacıyla sınırlandırın
Dış katılımcının kimliğini, erişim gerekçesini ve onaylayan kişiyi kaydedin. Hangi bağlantı türlerinin kullanılacağına ve paylaşımın nasıl gözden geçirileceğine karar verin. Kullanılabilir seçenekleri mevcut kuruluş ayarları ve lisans kapsamıyla doğrulayın.
Bir dosyaya kimlerin eriştiği ve hangi bağlantılarla paylaşıldığı, ilgili erişim yönetimi ekranlarında incelenebilir. Kontrol adımları için Microsoft’un dosya paylaşımını inceleme açıklamasına başvurabilirsiniz.
Taşıma öncesinde küçük bir alanı test edin
Örnek belgelerle okuma, düzenleme, dış paylaşım ve erişim kaldırma senaryolarını deneyin. Yetkili kullanıcının işini yapabilmesi kadar, yetkisiz kullanıcının belgeye ulaşamamasını da kontrol edin. Eski bağlantıların ve kullanılan uygulamaların durumunu geçiş planına ekleyin.
Teams ve SharePoint kurulumları hizmetimiz için departman ve proje yapınızı paylaşarak planlama talebi oluşturabilirsiniz.