Bilkomsis rehberleri
Microsoft 365 lisans seçimi: Kullanıcı ihtiyaçları nasıl belirlenir?
Microsoft 365 lisans seçimine çalışan sayısıyla birlikte günlük işlerin listesini çıkararak başlayın. Sahada telefonundan e-posta okuyan bir çalışanla bilgisayarında kapsamlı Excel dosyaları hazırlayan bir çalışanın ihtiyaçları farklı olabilir. Doğru hazırlanmış bir ihtiyaç listesi, tekliflerin aynı kapsam üzerinden karşılaştırılmasını sağlar.
Çalışanları iş yapış biçimlerine göre gruplandırın
Departman adları başlangıç için yararlıdır; ancak aynı departmanda farklı çalışma biçimleri bulunabilir. Her grup için şu soruları yanıtlayın:
- Hangi uygulamalar her gün kullanılıyor?
- Tarayıcı üzerinden çalışmak yeterli mi, masaüstü uygulaması gerekiyor mu?
- İnternet bağlantısı olmadan çalışılması gereken durumlar var mı?
- Kurumsal e-posta, toplantı ve ortak dosya kullanımı nasıl yürütülüyor?
- Kullanılan cihazlar şirkete mi, çalışana mı ait?
- Cihaz yönetimi ve güvenlik için hangi kontroller gerekiyor?
Örnek bir ihtiyaç tablosunda şu ayrımlar yapılabilir. Bu tablo ürün önerisi değil, değerlendirme başlangıcıdır:
| Kullanıcı grubu | İncelenecek ihtiyaç | Teyit edilecek konu |
|---|---|---|
| Saha ekibi | Mobil e-posta ve dosya erişimi | Cihaz sahipliği ve bağlantı koşulları |
| Ofis ekibi | Belgeler, toplantılar ve ortak çalışma | Masaüstü uygulaması ihtiyacı |
| Finans ekibi | Karmaşık çalışma kitapları | Makrolar ve mevcut eklentilerin uyumu |
| IT ekibi | Hesap ve cihaz yönetimi | Yönetim özellikleri ve ilgili lisanslar |
İhtiyaç listesini güncel planlarla eşleştirin
Microsoft 365 Business planları uygulama, güvenlik ve yönetim kapsamı bakımından farklılaşır. Teklifte ürünün tam adını, Teams içeren veya içermeyen seçeneğini ve gerekiyorsa ek lisansları açıkça görün. Karşılaştırmayı satın alma tarihindeki Microsoft iş planları tablosuyla yapın; eski fiyat veya özellik tablolarını tek başına esas almayın.
Kullanıcı sayısını çıkarırken ortak kullanılan adresleri, toplantı odalarını ve uygulamaların kullandığı hesapları ayrı listeleyin. Bu kayıtların her birini otomatik olarak sıradan çalışan hesabı gibi değerlendirmeyin; kullanım senaryosuna uygun lisans koşullarını ayrıca kontrol edin.
Teklifte satın alma ve kurulum kapsamını ayırın
Karşılaştırma dosyanızda ürün adı, adet, abonelik süresi, ödeme sıklığı ve yenileme koşulları ayrı alanlar olsun. E-posta taşıma, cihaz kurulumu, kullanıcı eğitimi ve devam eden destek için hangi işlerin teklife dahil olduğunu sorun. Böylece iki teklif arasındaki farkın lisans ürününden mi, hizmet kapsamından mı kaynaklandığını görebilirsiniz.
Örneğin 25 kişilik varsayımsal bir işletmede bütün çalışanlara aynı lisansı önermek yerine üç kullanıcı grubu çıkarılabilir. Son karar, bu grupların ihtiyaçlarının mevcut uygulamalarla birlikte doğrulanmasından sonra verilir.
Görüşmeye hangi bilgilerle gelmelisiniz?
Kullanıcı sayısını, mevcut lisansların tam adlarını, kullanılan uygulamaları ve cihaz listesini hazırlayın. Önümüzdeki dönemde işe alım veya ofis değişikliği bekleniyorsa bunu da ekleyin. Şifre paylaşmanız gerekmez.
İhtiyaç listenizi bir teklif kapsamına dönüştürmek için Microsoft 365 lisans satışı ve danışmanlık hizmetimizi inceleyebilir, lisans ihtiyacınızı iletebilirsiniz.