Bilkomsis rehberleri
Exchange Online geçişi öncesinde neler hazırlanmalı?
Kurumsal e-posta taşıma planı, çalışan adreslerinin listelenmesiyle başlar; muhasebe programı, tarayıcı cihazı ve web sitesi gibi e-posta gönderen sistemlerin bulunmasıyla tamamlanır. Atlanan bir uygulama, çalışanlar yeni posta kutularına erişse bile günlük işi aksatabilir.
Geçiş yöntemi mevcut e-posta sistemine, taşınacak veri türlerine ve birlikte çalışma ihtiyacına göre seçilir. Microsoft farklı senaryolar için farklı yollar sunar; seçim öncesinde Exchange Online geçiş seçenekleri değerlendirilmelidir.
Posta kutusu envanterini çıkarın
Her kayıt için adresi, hesabın sorumlusunu, yaklaşık veri büyüklüğünü ve kullanım biçimini yazın. Çalışan hesaplarının yanında şu kayıtları ayrı işaretleyin:
- Birden fazla kişinin kullandığı satış veya destek adresleri.
- Dağıtım listeleri, takma adresler ve yönlendirmeler.
- Toplantı odası gibi kaynak hesapları.
- Başka bir kullanıcının posta kutusuna erişim ve onun adına gönderim yetkileri.
- Eski çalışan verileri ve yerel arşiv dosyaları.
E-posta, takvim, kişiler ve arşivlerin hangilerinin taşınacağını kapsam belgesinde ayrı ayrı belirtin. Seçilen yöntemin bütün veri türlerini otomatik taşıdığını varsaymayın.
E-posta kullanan uygulamaları bulun
Departmanlara “Hangi programdan veya cihazdan e-posta gönderiyorsunuz?” diye sorun. Sipariş bildirimleri, web formları, tarayıcıdan e-posta gönderimi ve sistem uyarıları bu envantere girmelidir.
| Sistem | Kaydedilecek bilgi | Geçiş sonrası kontrol |
|---|---|---|
| Muhasebe uygulaması | Sorumlu firma ve gönderim yöntemi | Kontrollü örnek belge gönderimi |
| Web sitesi | Bildirim adresi ve teknik sorumlu | Form bildiriminin ulaşması |
| Çok işlevli yazıcı | Model ve e-posta ayar sorumlusu | Tarama gönderiminin çalışması |
| İş takip sistemi | Bildirim alıcıları ve bağlantı yöntemi | Görev bildirimi testi |
Bu dosyaya şifre veya gizli anahtar yazmayın. Gerekli teknik erişimler proje sırasında yetkilendirilmiş kişilerle güvenli biçimde düzenlenmelidir.
DNS ve takvim sorumlularını belirleyin
Alan adı ve DNS kayıtlarını kimin yönettiğini önceden bulun. Planlanan kayıt değişikliklerinin sahibi, uygulama zamanı ve kontrol adımı belli olsun. Mevcut kayıtlar belgelenmeden veya yeni yapı doğrulanmadan gelişigüzel değişiklik yapılmamalıdır.
Yoğun sipariş günlerini, muhasebe kapanışlarını ve seyahatteki çalışanları geçiş takvimine ekleyin. Kullanıcıların hangi gün ne yapacağını açıklayan kısa bir duyuru hazırlayın; sorun bildirecekleri destek kanalını belirtin.
Pilot geçişte gerçek işleri deneyin
Farklı çalışma biçimlerini temsil eden küçük bir grupla gönderim, alım, mobil erişim, takvim ve yetki kontrolleri yapın. Bir kutuya mesaj gelmesi tek başına kabul ölçütü olmasın. Kritik uygulamaların bildirimleri ve ortak adreslerin kullanımını da doğrulayın.
Pilot sonuçları kabul edilmeden toplu geçişe başlamayın. Eski sistemin ne zaman kapatılacağı ve sorun halinde izlenecek yol proje planında açık kalsın.
Envanterinizi Exchange Online kurulumu ve e-posta taşıma hizmetimiz kapsamında değerlendirmek için geçiş ihtiyacınızı paylaşın.