Bilkomsis rehberleri
Şirket dosyaları dışarıyla nasıl güvenli paylaşılır?
Müşteriye teklif, tedarikçiye çizim veya danışmana çalışma dosyası göndermek günlük işin parçasıdır. Güvenli paylaşımda dosyanın ulaşması kadar kime, hangi yetkiyle ve ne kadar süreyle açıldığı da önemlidir. Paylaşım anında verilen kararlar, proje bittikten sonra açık kalacak erişimleri belirler.
Dosyayı göndermeden dört soruyu yanıtlayın
Alıcının kim olduğunu, hangi bilgiye ihtiyacı bulunduğunu, düzenleme gerekip gerekmediğini ve erişimin ne zaman gözden geçirileceğini belirleyin. Bütün klasörü göndermek kolay olabilir; ancak alıcı yalnızca tek belgeyle çalışacaksa kapsamı buna göre daraltın.
Örnek bir karar kaydı şu alanları içerebilir:
| Alan | Örnek kayıt |
|---|---|
| İş amacı | Tedarikçinin belirli bir çizimi değerlendirmesi |
| Alıcı | Doğrulanmış iş e-posta adresi |
| Kapsam | Projenin onaylanmış sürümündeki tek dosya |
| Yetki | Görüntüleme; düzenleme gerekiyorsa ayrıca onay |
| Gözden geçirme | Değerlendirme veya proje tamamlandığında |
Bu tablo örnek bir iş akışıdır. Paylaşım koşulları dosyanın içeriğine ve kurum politikasına göre belirlenmelidir.
Bağlantı türünü bilinçli seçin
SharePoint ve OneDrive bağlantılarında “Herkes”, kuruluş içi ve belirli kişiler gibi seçenekler farklı erişim davranışlarına sahiptir. Özellikle “Herkes” bağlantıları, bağlantıyı edinen başka kişilere de erişim sağlayabilir. Belirli kişiler seçeneği ise erişimi belirtilen alıcılarla sınırlar. Ayrıntılar Microsoft’un paylaşılabilir bağlantılar rehberinde açıklanır.
Kullanılabilir seçenekler kuruluş ve site ayarlarına bağlıdır. Bir çalışanın dış paylaşım yapamaması halinde engeli başka bir kişisel depolama hesabıyla aşmak yerine iş ihtiyacını IT sorumlusuna iletin. Dış paylaşımın genel yapısı, kuruluş ve alan düzeyindeki kararların birlikte değerlendirilmesini sağlar.
Kopya oluşturmanın sonucunu düşünün
Dosyayı ek olarak göndermek veya indirme izni vermek, alıcı tarafında ayrı bir kopya oluşmasına neden olabilir. Daha sonra bağlantıyı kaldırmak, önceden indirilmiş kopyaları kendiliğinden geri çekmez. Hassas içerikte dosyanın paylaşılacak bölümünü daraltmak ve uygun koruma seçeneklerini değerlendirmek bu nedenle önemlidir.
Örneğin fiyat teklifi için hazırlanmış bir çalışma kitabında başka müşterilere ait sekmeler bulunabilir. Yalnızca dosya adına bakmak yerine paylaşılacak sürümün içeriğini iş sahibi kontrol etsin. Gerekmeyen veriler onaylanmış paylaşım kopyasına dahil edilmesin.
Alıcı deneyimini kontrollü şekilde doğrulayın
Önemli bir paylaşımda alıcının beklenen belgeye ulaşabildiğini ve yetkisinin ihtiyaca uygun olduğunu doğrulayın. Kontrol amacıyla alıcının şifresini istemeyin. Sık tekrarlanan erişim sorunlarını kaydedin; çözüm olarak herkese açık bağlantıyı varsayılan hale getirmeyin.
Proje kapanışında dış kullanıcıları, paylaşım bağlantılarını ve alan sahiplerini gözden geçirin. Erişim kaldırma işini hangi kişinin tamamlayacağı önceden belli olsun.
İç dosya düzenini de ele almak için Teams ve SharePoint sahiplik rehberimizi inceleyin. Teams ve SharePoint kurulumları hizmetimiz kapsamında paylaşım ihtiyaçlarınızı değerlendirebiliriz.